Ao final de cada exercício financeiro, é comum que algumas despesas efetuadas no Município não sejam plenamente executadas. Dependendo da situação, a área de Contabilidade da Confederação Nacional de Municípios (CNM) esclarece que, essas despesas devem ser inscritas como Restos a Pagar (RAP) até 31 de dezembro de 2023, ou reconhecidas em 2024 à conta de Despesas de Exercícios Anteriores (DEA).

Para definir qual procedimento deve ser aplicado, é preciso considerar se o bem ou serviço foi entregue (RAP processados) ou não (RAP não processados). Naqueles casos em que havia dotação orçamentária disponível em 2023, mas que por algum motivo a despesa não foi executada orçamentariamente, dependendo do caso, ela pode ser reconhecida em 2024 à conta de DEA.

Já os RAPs correspondem a despesas que foram empenhadas durante o exercício financeiro – 1º de janeiro a 31 de dezembro –, mas que não chegam a ser pagas até o final dele. Caso já tenha sido efetuada a entrega dos bens ou serviços, o RAP será classificado como Restos a Pagar processados. Dessa forma, a despesa já deve ter sido empenhada e liquidada – bens ou serviços entregues. Como o fato gerador já aconteceu (entrega do bem ou serviço), a inscrição deveria ter sido efetuada de forma automática pela contabilidade até 31 de dezembro de 2023.

Os restos a pagar não processados, por sua vez, referem-se a despesas que já foram empenhadas, mas que o processo de liquidação ainda está em andamento, seja porque o bem ou serviço não foi entregue totalmente ou porque essa entrega ainda se encontra em fase de análise e conferência. É importante que a inscrição dos RAPs não processados seja feita em conta distinta da inscrição dos RAPs processados, justamente para que o pagamento não seja efetuado até que o bem ou serviço seja efetivamente entregue. Despesas com diárias, ajuda de custo e suprimento de fundos são consideradas liquidadas no momento da autorização formal do instrumento de concessão, motivo pelo qual devem ser inscritas como RAP processados.

Com a reestruturação do plano de contas aplicado ao setor público (PCASP), todo o controle envolvendo os restos a pagar (inscrição, cancelamento e pagamento) deverá ser feito em contas de natureza de informação orçamentária (NIO), utilizando as contas de Classe 5 – Planejamento do Orçamento e de Classe 6 – Execução do Orçamento.

A área de Contabilidade Pública da CNM alerta que as despesas empenhadas mas não liquidadas somente poderiam ser inscritas em restos a pagar até o limite do saldo das disponibilidades. Na utilização da disponibilidade de caixa, são considerados os recursos e as despesas compromissadas a pagar até o final do exercício, ressalvado o disposto no artigo 42 da Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) 101/2000, quando for o caso.

Despesas de exercícios anteriores

As Despesas de Exercícios Anteriores (DEA) são originadas de fatos geradores (existência de direito, entrega de bem ou serviço) para o qual o orçamento de anos anteriores continha crédito próprio com suficiente saldo orçamentário, mas que, por alguma razão, a execução orçamentária (empenho, liquidação e pagamento da despesa) não aconteceu.

Nesse contexto, a CNM informa que três tipos de despesas orçamentárias podem ser enquadrados como DEA:

a) despesa que possuía dotação orçamentária em exercício já encerrado, mas que, por algum motivo, não foi empenhada na época própria;b) restos a pagar que foram cancelados, mas que permanece o direito do credor (prescrição interrompida) em razão de o fornecedor já ter entregue o bem ou serviço, entre outros.c) compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício financeiro correspondente.

Portanto, diferente dos RAPs, cuja execução orçamentária já aconteceu, no caso das DEAs as despesas sequer foram empenhadas, ou, se foram, tiveram seus empenhos anulados ou cancelados. Uma condição fundamental para que uma despesa seja reconhecida como DEA é a existência de crédito específico na Lei Orçamentária Anual do Município ou em crédito adicional. Se esse não for o caso, a Lei Municipal deve ser alterada nesse sentido.

Em um segundo momento, para ser contabilizada como DEA a despesa deve ser formalmente reconhecida pelo ordenador de despesa, identificando o nome do favorecido, a importância a ser paga, a data de vencimento do compromisso, a justificativa do fato de a mesma não ter cumprido o ritual de execução orçamentária (empenho e liquidação) na época própria e o objeto da despesa (bem ou serviço).A autorização para pagamento da DEA deve ser dada no próprio processo de reconhecimento da dívida, registrando que apenas as despesas processadas (entrega do bem ou serviço confirmada) podem ser reconhecidas como DEA. Registra-se ainda que as dívidas que dependem de requerimento do favorecido para reconhecimento do direito do credor irão prescrever em cinco anos, contados da data do ato ou fato que tiver dado origem ao respectivo direito.

Por fim, a CNM orienta que, com a existência da dotação específica e o respectivo reconhecimento do ordenador de despesa, a DEA deve cumprir o ritual da execução orçamentária de qualquer despesa do exercício (empenho, liquidação e pagamento), com a identificação apenas do elemento próprio: 92 – Despesas de Exercícios Anteriores.